Viele Unternehmer verbringen einen Großteil der Arbeiten mit der Verwaltung ihres Unternehmens:

Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Personalverwaltung, Kommunikation. Außerdem sind sie die Telefonzentrale, nehmen Anrufe entgegen, koordinieren ihr kleines Team und müssen selbst vor Ort aktiv sein, um Angebote zu erstellen. Die Zeit um aktiv mitzuarbeiten ist dadurch begrenzt.

Um künftig wenigstens einen Bereich digital aufzustellen und eine Menge Zeit einsparen zu können, wurden alle Prozesse im Team beleuchtet und Effizienzen herausgearbeitet. Erst im Anschluss wurde die gesamte Auftragsabwicklung digital umgesetzt. Von der Angebotserstellung, der Auftragsbestätigung, Organisation der Mitarbeiter, Lieferscheine, der Produktabnahme bis hin zur Rechnungsstellung wurde alles digital umgesetzt. Die Lösung ist eine Software, die den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung digital erfasst und speichert. Wichtig hierbei ist, dass die analogen Prozesse nicht 1:1 in digitale Prozesse umgesetzt werden, sondern die Prozesslandschaft neu definiert wird. Das ist ein wichtiger Schritt zur Steigerung der  Produktivität.

Neben den Rechnern im Büro wurde jedem Team ein Smartphone oder Tablet zur Verfügung gestellt. Der Verantwortliche im Team wurde angehalten, die Software zu nutzen, die Korrespondenz oder Absprachen mit Kunden festzuhalten. Auch sonst wurde auf einfachste Art und Weise alles digital erfasst. Auch der Materialabruf auf der Baustelle wird heute über das mobile Endgerät erledigt. Selbst der Liefer- oder Abholschein beim Großhandel wurde abfotografiert und direkt dem Kunden zugeordnet. Keine lange Suche, kein unnötiger Papierkram und alles zentral direkt abrufbar – eben auch mobil, von unterwegs.