Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papier, sortieren monatlich ihre Belege, heften diese ab und bringen sie zum Steuerberater. Einen Großteil der Belege nimmt man mehrmals in der Hand: Bei Prüfung der Eingangsrechnung, bei Bezahlung der Eingangsrechnung, sowie der Sortierung der  Buchhaltung. Dieser Zeitaufwand kann durch eine digitale Buchhaltung wesentlich verringert werden. Deshalb haben viele Unternehmen bereits ihren Arbeitsablauf umgestellt und nutzen die Vorteile der digitalen Buchhaltung (hier am Beispiel einer Eingangsrechnung erklärt):

1. Die Rechnung geht ein und wird auf sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft
2. Anschließend wird die Eingangsrechnung eingescannt und über eine Software an den Steuerberater geschickt
3. Die eingescannten Belege werden vom Steuerberater aufgerufen und gebucht
4. Der Steuerberater erfasst die Zahlung und stellt dem Unternehmen eine Zahlungsdatei zur Verfügung, welche er nur noch ausführen muss
5. Nach der Buchung sendet der Steuerberater die Belege in ein Belegarchiv, in welchem die Belege vom Unternehmen jederzeit aufgerufen und eingesehen werden können
6. Die Zahlungsausgänge auf dem Bankkonto werden über eine Schnittstelle abgerufen und anschließend in die Buchhaltungssoftware eingespielt. Somit  entfallen jegliche Kontoauszüge beim Steuerberater

Vorteile der digitalen Buchhaltung

• Alle Belege und Dokumente sind in der Cloud/DMS verfügbar
• Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und vor allem Lagerräume
• Ordner müssen nicht mehr zum Steuerberater gesendet/gebracht werden. Datentransport kann ohne Porto bzw. ohne Kosten umgesetzt werden.
• Der Steuerberater kann ortsunabhängig ausgewählt werden
• Einfaches Sortieren von Belegen in Ordnern
• Hohes Maß an Sicherheit durch modernste Sicherungstechnologien
• Schutz der Daten vor Einbruch, Brand und Diebstahl
• Zugriff jederzeit und überall in Echtzeit möglich. Auch im Hinblick auf das mobile Büro ein wichtiges Argument.